Корпоративная и экономическая безопасность — логотип

Информационно-аналитический портал «Корпоративная и экономическая безопасность»

Какими методами можно исключить мошенничество во время инвентаризации

Дата публикации: 17.04.2014

Перепечатка статьи © Людмилы Артамоновой «Какими методами можно исключить мошенничество во время инвентаризации», опубликованной на информационном портале некоммерческого партнёрства «Союз руководителей служб безопасности Урала». Статья посвящена шести методам, посредством которых чаще всего скрываются факты недостачи, а также соответствующим способам борьбы.


Инвентаризация товара на предприятии торговли — процесс сопоставления товара, который фактически находится в наличии, с бухгалтерским остатком, то есть с данными о том, сколько его должно быть по документам. Даже в самых организованных компаниях может быть обнаружена немалая недостача. В этом случае с ней можно поступить следующим образом: принять к учёту как убытки компании; возместить за счёт виновных лиц; соотнести с допустимыми нормами потерь (норму компания устанавливает сама, например 0,7% от оборота). Несмотря на простоту метода, в магазинах часто возникает неприятная ситуация, когда без видимых причин увеличивается дефицит денежных средств, но при этом результаты инвентаризаций всегда стабильны и не превышают допустимых норм. В своей статье я хочу рассказать вам о шести действенных методах, которые используют некоторые недобросовестные работники для скрытия факта недостачи.

Метод № 1. Исправления задним числом

В системах учёта магазинов существуют так называемые открытые периоды — время, когда в документы можно вносить исправления задним числом. Обычно в течение трёх дней после того, как документ поступил в бухгалтерию, его можно редактировать, не меняя даты.

Это предоставляет заинтересованным лицам шанс выполнить такие действия: удалить целую накладную или некоторые её позиции; провести лишний возврат; изменить в накладной количество и цену таким образом, чтобы сумма осталась прежней: так при сверке с поставщиком расхождений выявлено не будет;

провести несанкционированную переоценку: изменить цены в накладной, провести списание или реализацию, а после проверки вернуть накладную в соответствие с оригиналом.

Возможности для мошенничества очень широкие, достаточно иметь представление о временных рамках и системе передачи информации в офис.

Как бороться

Проверку первичной документации необходимо проводить только в период, когда коррекция документов системно запрещена!

В различных торговых программах (например, «1С») в настройках можно изменить право доступа. «Закрытые» таким образом документы проверяются в магазине при проведении инвентаризации. Иначе любой удалённый документ может исказить данные об остатках. В случае обнаружения ошибок исправления в базу данных могут вносить только ревизоры или сотрудники магазина в присутствии ревизора.

Метод № 2. Списание неиспорченной продукции

При отсутствии жёсткого материального контроля списание является прямым методом сокрытия недостач. Оно позволяет уменьшить бухгалтерский остаток. Если просто взять товар — это хищение, сумма будет включена в недостачу, но если на него оформить акт списания, факта недостачи нет.

Проверка первичной документации включает в себя подробный анализ актов списания. Но б условиях торговли продовольственными товарами крайне сложно организовать документальный контроль списания. Здесь порча товаров — ежедневная составляющая работы. Даже если проводить списание в присутствии наблюдателя из офиса, всегда существует возможность сохранить испорченный товар и завтра списать его ещё раз.

Как бороться

Установите допустимые нормы на порчу и естественную убыль и рассматривайте списание неликвидной продукции только в пределах этих норм. Не забывайте, что грамотная организация товарооборота — первостепенная обязанность сотрудников магазина.

«В МАГАЗИНАХ ЧАСТО ВОЗНИКАЕТ НЕПРИЯТНАЯ СИТУАЦИЯ, КОГДА БЕЗ ВИДИМЫХ ПРИЧИН УВЕЛИЧИВАЕТСЯ ДЕФИЦИТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ, НО ПРИ ЭТОМ РЕЗУЛЬТАТЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИЙ ВСЕГДА СТАБИЛЬНЫ И НЕ ПРЕВЫШАЮТ ДОПУСТИМЫХ НОРМ»

Если количество испорченного товара превышено — возлагайте потери на виновных лиц. Пропишите это отдельным условием договора.

Потери при форс-мажорных обстоятельствах следует исключать из материальной ответственности только на основании акта и при наличии подписей директоров департамента торговли, службы безопасности.

Метод № 3. Снижение цены до минимальной и списание

Возможность менять цены на товар вне поступления, например через прайс-лист, позволяет проводить списание без опасения превысить допустимые нормы. На товар устанавливается предельно малая цена, осуществляется акт списания, после проведения документа цена возвращается.

Это позволяет мошенникам, в ряду прочего, совершать следующее:

  • реализовывать товар по низким ценам для собственных нужд;
  • занижать списание.

Но главное — все эти операции невозможно выявить при инвентаризации.

Как бороться

Пересмотреть системные алгоритмы таким образом, чтобы запретить изменение цен на товары материально ответственным лицам.

Метод № 4. Несправедливая пересортица

Пересортица знакома, пожалуй, каждому сотруднику розничной торговли. Сегодня ассортимент магазина представлен несколькими тысячами наименований. Ежечасно, а порой и ежеминутно товар принимают, возвращают, списывают, реализовывают и опять возвращают. Очень легко получить не тот товар, который заказывали, потому что:

  • водитель ошибся, выставляя товар из машины;
  • приёмщик взял вместо сырков с ванилью сырки с ванилью диетические, и т.д.

Пересортица — одна из ошибок процесса учёта товаров, которую призвана выявлять инвентаризация. В торговых программах 90% компаний есть возможность изменить сведения о пересортице вне инвентаризации. Технически это переброс остатков из одной группы товаров в другую.

На практике иногда операция «Сведение пересортицы» позволяет материально ответственному лицу не только грамотно отредактировать остатки, но и спрятать недостачу. Если в магазине инвентаризация проводится не полностью, а выборочно по видам товаров, сотрудники без труда могут перебрасывать недостачу с одного вида на другой до бесконечности.

Как бороться

Разрешить взаимный зачёт излишков и недостач исключительно при таких условиях:

  • за один проверяемый период;
  • у одного проверяемого лица;
  • в отношении товара одного наименования и в тождественных количествах.

По возможности разрешить доступ к этой функции программы только руководителю организации или его доверенному лицу.

Метод № 5. Двойное списание по кассовой книге

При инвентаризации обязательно проводится ревизия кассы. Это позволяет:

  • получить данные о фактическом наличии денежных средств;
  • проверить кассовую книгу за инспектируемый период.

Кассовые терминалы выгружают информацию о покупке в базу данных, дальше происходит расход по этой позиции. Иногда ошибочно, а порой системно такая информация может попасть в базу данных дважды, например, когда зависла программа. Это уменьшает остатки и вносит ошибку в отчёт по инвентаризации.

Как бороться

В ходе инвентаризации необходимо по дням сверить информацию из базы данных с книгой кассира-операциониста.

При любом расхождении базы данных магазина и кассовой книги требуется письменное объяснение главного кассира.

Расхождение кассовых данных напрямую увеличивает или уменьшает размер недостачи.

Метод № 6. Экономия на инвентаризационной комиссии

После проверки данных бухгалтерского учёта необходимо получить данные о фактическом наличии товара. Для этого на предприятии создаётся инвентаризационная комиссия. В присутствии заведующего складом и других материально ответственных лиц она проверяет фактическое наличие товара путём обязательного пересчёта и перевешивания.

В комиссию могут войти лица из нижеприведённого перечня:

  1. директор;
  2. заместитель директора;
  3. бухгалтеры;
  4. служба безопасности;
  5. сотрудники офиса, которые не имеют отношения к магазину.

На практике товары часто пересчитывают сами материально ответственные лица под контролем одного ревизора. Они практически не ограничены в действиях и могут посчитать намного больше, чем нужно. И не один раз.

Ситуация не может повторяться до бесконечности, и со временем недостача выплывет, но её размеры невозможно будет компенсировать за счёт виновных лиц. Придётся их увольнять.

Как бороться

Не допускать внесение в описи данных об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учёта без проверки фактического наличия.


Людмила Артамонова — бизнес-тренер.